Mentoring-Programme: Nachhaltige Karriereförderung

8 Phasen eines effektiven Mentoring Programms: Mentoring ist eine sinnvolle, effektive und nachhaltige Personalentwicklungsmaßnahme, die vor allem in den letzten Jahren immer mehr an Beliebtheit und Bedeutung gewonnen hat. Aber nur, wenn man weiß, wie man ein Mentoring-Programm richtig plant und umsetzt.

Um ein qualitativ sinnvolles und hochwertiges Mentoring-Programm zu implementieren, gilt es sich bewusst mit Strategie und Umsetzung auseinanderzusetzen. Denn: Mentoring ist mehr als nur ein Trend – wenn es richtig geplant und ausgeführt wird. Im folgenden Artikel zeigen wir, wie Sie in 8 Phasen ein effektives Mentoring Programm entwickeln und implementieren können. Folgen Sie unserer 8-Schritt Methode zum nachhaltigen und erfolgreichen Mentoring-Programm.

Um mehr darüber zu erfahren, was Mentoring eigentlich ist und welche verschiedenen Arten des Mentorings es gibt, lesen Sie den Artikel: Was ist Mentoring und was bringt es eigentlich?

Beim Mentoring ist es wichtig, Erwartungshaltungen abzuklären.
Beim Mentoring ist es wichtig, Erwartungshaltungen offen abzuklären.

Die Phasen des Mentorings

Mentoring-Programme können unterschiedlich strukturiert werden, üblich ist aber ein Ablauf über 6 Phasen. Unser Modell zeigt allerdings 8 Phasen – denn für uns ist die strategische Auseinandersetzung als Grundlage unabdingbar für eine effektive und erfolgreiche Implementierung, besonders im Unternehmenskontext und für Organisationen. 

Was uns viele Jahre der Erfahrung ebenfalls gezeigt haben: Vitaler Teil um einen nachhaltigen Erfolg zu erreichen ist die Kommunikation – und zwar mit den Teilnehmern und Teilnehmerinnen, aber auch mit dem restlichen Unternehmen.Daher ist unser Modell um das Thema Kommunikationsplanung erweitert – als durchgängiger roter Faden der sich durch alle anderen Phasen zieht.  

Mentoring-Phase #1: Die strategische Vorbereitung

Bevor man mit der tatsächlichen Organisation und Umsetzung des Mentoring-Programmes beginnt, ist eine Auseinandersetzung mit der Unternehmens-Strategie sinnvoll. Stellen Sie (sich) zum Beispiel die folgenden Fragen:

  1. Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?
  2. In welche Richtung sollen (zukünftige) Führungskräfte entwickelt werden? Diversität? Nachhaltigkeit? Prozessorientierung? Expansion?
  3. Was sind die Grundwerte des Unternehmens und wie können sie im Mentoring-Programm abgebildet werden?
  4. Welchen Nutzen sollen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vom Mentoring-Programm haben?

Abhängig davon macht es Sinn, die Art des Mentorings zu definieren und vor allem auch begleitende Materialien zur Verfügung zu stellen. Mehr dazu in folgendem Artikel: Die unterschiedlichen Arten des Mentorings

Nachdem die grundlegenden taktischen Fragen also geklärt wurden, geht es nun daran, in 7 weiteren Schritten ein nachhaltiges Mentoring-Programm umzusetzen.

Mentoring-Phase #2: die Mentoring-Planung

In der Planungsphase geht es darum, das Projekt „Mentoring“ inhaltlich, aber vor allem organisatorisch aufzusetzen. Nachdem die Angleichung mit der Unternehmens-Strategie erfolgt ist und die passende Art des Mentoring-Programmes ausgewählt wurde, kommt es zur Umsetzung.  

Wir empfehlen ein tatsächliches Projektmanagement zu implementieren – das bedeutet, zumindest eine Person, die intern die Verantwortung trägt und koordiniert, wird nominiert. Je nach Kapazität kann interne oder externe Unterstützung bei der Konzipierung und Umsetzung hinzugezogen werden.

Das Projekt beginnt bei einer klaren Zielsetzung, von Zeit- und Budgetrahmen, Ernennung der Projekt-Mitarbeiter und Projekt-Mitarbeiterinnen und zieht sich hin bis zur bereits erwähnten Kommunikationsplanung. 

Strategische Kommunikation zieht sich wie ein roter Faden durch alle Phasen des Mentorings. Sie dient der Orientierung, Unterstützung und Motivation.

Mentoring-Phase #3: die Pooling-Phase

Wie der Name schon sagt, wird hier ein „Pool“ gebildet, und zwar ein Pool aller Interessierten. Das gilt beim „klassischen“ Mentoring sowohl für Mentorinnen und Mentoren als auch Mentees. Beim Reverse Tandem Mentoring sind ja alle Teilnehmenden gleichzeitig Mentorin bzw. Mentor und Mentee. Hier muss also die Rollenverteilung und die damit verbundenen Erwartungshaltungen von Anfang an ganz klargestellt werden – auch das ist Aufgabe in der Pooling-Phase.

Die Pooling Phase wird auch „Recruitment-Phase“ genannt, denn man rekrutiert ja tatsächlich geeignete Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Nur mit der richtigen Auswahl ist die Basis für ein erfolgreiches Programm gegeben. Andernfalls riskiert man Ausfälle, Mis-Matches und Frustration.  

Die Pooling-Phase des Mentorings macht man am Besten im Team.
Die Pooling-Phase des Mentorings macht man am Besten im Team.

Wie erstellt man nun aber einen Mentoring Pool?

Hier kommt die Kommunikationsplanung zum ersten Mal zum Zug. Entsprechende Materialien werden erstellt und beinhalten zB folgende Information:

  • Art des Mentoring-Programms
  • Dauer?
  • Laufzeit?
  • Rollen der Mentorin bzw. des Mentors und der/des Mentees?
  • Erwartungshaltungen?

Je nach Wunsch kann die Einladungsliste breit gestreut im Unternehmen ausgesendet oder auch gezielte Einladungen, individuelle ausgesprochen werden.

Wie stellt man die Eignung der Mentoring-Teilnehmerinnen und Teilnehmer fest?

Ein weiterer wesentlicher Punkt, der vor allem dazu dient, Eignung, Motivation und in weiterer Folge das passende Match zu definieren, sind leitfadengestützte Interviews. Dies kann auch durch entsprechende Online Tools unterstützt werden. Das macht dann übrigens die Auswertung wesentlich leichter. Empfehlenswert sind zB MS Forms. Sollte dies nicht möglich sein, so kann ein ausfüllbares PDF einiges an Arbeit ersparen. Hier werden nun eben

  • Motivation
  • Verfügbarkeit
  • Ziele
  • Persönliche Erwartungshaltungen
  • mögliche Knock-Out Kriterien etc definiert und abgefragt.

Die Pooling-Phase dient übrigens auch dazu, laufende Kapazitäts- und Matching-Hochrechnungen durchzuführen, um so gut vorbereitet in die Matching-Phase zu starten. Idealerweise schafft man es eine zumindest annähernd gleiche Nummer von Mentorinnen/Mentoren bzw. Mentees zu finden.

Mentoring-Phase #4: Die Matching-Phase – hier finden sich die Mentoring-Dream Teams

Die Matching Phase ist die wohl ausschlaggebendste Phase des gesamten Mentoring-Prozesses. Zuerst werden eventuell nicht geeignete Interessierte identifiziert.

Unser Tipp: Noch nicht absagen! Eventuell ergibt sich in der Zuordnung doch noch ein passendes Match!

Hier entscheiden Sie, welche Mentoring Paarungen – auch Mentoring Tandems genannt – zusammenpassen. Dabei sind die in der Pooling-Phase angegebenen Fähigkeiten, Erwartungen und Motivationen ebenso wichtig, wie strukturelle/demografische Faktoren, denn nur so können beide Teilnehmenden auch tatsächlich langfristig motiviert bleiben und ihre Ziele erreichen. Wird diese Prozess-Phase nicht mit größter Sorgfalt ausgeführt, können einzelne Teilnehmerinnen oder Teilnehmer rasch demotiviert werden, ihr Committment lässt nach und im schlimmsten Fall kommt es sogar zu einem Abbruch des Mentoring Prozesses.

Potenzielle Mentoren und Mentorinnen werden oft zufällig ausgewählt oder angewiesen, mit wenig oder gar keiner Vorbereitung auf ihre Rolle teilzunehmen, sodass es als eine lästige Zusatzaufgabe angesehen wird. Daher ist es umso mehr erforderlich, dass Mentoring für alle als FREIWILLIGE Maßnahme anzubieten ist. Ebenso vital ist es, das Programm strategisch mit den Unternehmenswerten verknüpft und von den Führungskräften unterstützt wird.

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Unser Tipp: Gehen Sie systematisch vor – und werfen Sie immer wieder einen gesamtheitlichen Blick auf die Paarungen.

Mentoring- #5: Durchführung – das eigentliche Mentoring beginnt!

Unsere klare Empfehlung: Beginnen Sie die eigentliche Durchführungsphase mit einem Kick-off. Das kann analog, virtuell oder hybrid stattfinden. Warum? Dies ist besonders wichtig für die Orientierung und Motivation. Hier werden die organisatorischen Weichen für die nächsten Monate gestellt, Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerin vorgestellt und auch Möglichkeiten bei Schwierigkeiten zu reagieren können angeboten werden. Mit dem Kick-off beginnt aber nicht nur die Mentor:innen/Mentee-Beziehung, sondern auch die Begleitung durch das jeweilige HR/L&D Team.

Das darf nicht fehlen: Ein Mentoring Handbuch!

Ein Mentoring Handbuch ist sinnvoll, um Orientierung und Input zu liefern. Wir empfehlen folgende Inhalte:

1. Organisatorisches

  • Vorwort
  • Tipps wie das 1. Treffen ablaufen sollte
  • Mentoring-Vereinbarung inkl. Geheimhaltungs-Klausel
  • Definition der Erwartungshaltung
  • Beschreibung der Rollen von Mentor/Mentorin bzw. Mentee

2. Inhaltliches

  • Artikel als Diskussionsgrundlagen für die Gespräche
  • Tools, um die persönliche Entwicklung zu unterstützen, wie zB persönliche SWOT-Analysen, IKIGAI-Diagramme oder Vision/Missions-Übungen

Hinweis: besonders beim Vorwort, aber auch beim inhaltlichen Teil gilt es erneut die strategische Richtung des Programmes zu demonstrieren – hier kann man z. B. Artikel zum Thema Management vs. Leadership, Diversität, New Work etc. platzieren und so die Inhalte triggern – falls gewünscht!

Mentoring-Phase #6: Closing

In der Closing-Phase geht es darum, das Programm und die Mentor:innen/Mentee-Beziehung zu einem Ende zu bringen. Hier wird evaluiert, Feedback eingeholt und es werden Learnings für den nächsten Durchlauf definiert. Auch hier ist eine Form von Closing-Event ratsam, um einerseits einen organisatorischen und emotionalen Abschluss zu finden und andererseits, um die nächste Phase, die Bildung der Community, einzuleiten.

Mentoring-Phase #7: Community

Um einen noch weitreichenderen, noch nachhaltigeren Impact zu erreichen, ist es erwägenswert, eine Community aufzubauen, die einen internen Netzwerk- und Wissensaustausch auch nach Beendigung des Programmes ermöglicht. Zu bedenken hier ist in jedem Fall aber, dass der Aufbau einer Community ressourcenintensiv ist und ständig neuen Input erfordert. Eine Community lebt immer von den Mitgliedern, das heißt es ist hier auch klarzumachen, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer eingeladen sind mitzuwirken.

Mentoring-Phase #8: Nachbereitung & Erfolgsmessung

Wie in jedem Projekt gibt es auch bei einem Mentoring-Programm eine Nachbereitungsphase. Hier werden Erfolge, Schwierigkeiten analysiert, Best-Practices entwickelt und die Weichen für die nächste Runde gestellt. Testimonials können akquiriert werden und finale Informationen werden versendet. Wichtiger – wenn nicht wichtigster – Bestandteil dieser Phase ist jedoch die Erfolgsmessung.

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Ausgehend von der konkreten Zielsetzung empfehlen sich laufende, anonyme Umfragen während des gesamten Programms wie auch eine finale Umfrage. 

Ebenso können 1:1 Gespräche durchgeführt werden, um den Erfolg des Programms zu sichern. Wichtig ist hierbei, dass die Befragungen bereits nach den ersten Wochen des Mentorings beginnen und regelmäßig und konsequent durchgeführt werden, um sofort einschreiten zu können, wenn es zB ein Mismatch gibt, oder eine/r der Teilnehmer:innen nicht committed genug ist, keine Zeit findet oder auch den gewünschten fachlichen Input nicht liefern kann.

Kernpunkt der Umfragen sollten unter anderem auch das Hinterfragen des persönlichen Fortschrittes sein, aber auch eine Einladung, Unterstützung in Anspruch zu nehmen, wenn es Bedarf gibt. Die finale Evaluierung dient nicht nur der Erfassung des Fortschrittes und der Zielerreichung, sondern insbesondere auch der Analyse von Erfolgen und Verbesserungspotentialen für eventuelle nächste Runden.

Der rote Faden, der alles zusammenhält: Kommunikation

Wie bereits eingangs erwähnt ist die Kommunikation als roter Faden, der sich durch alle anderen Phasen zieht, unabdingbar. Eine zielorientierte Kommunikationsplanung sorgt für Orientierung, Motivation und kommuniziert Erfolg nachhaltig nach innen und außen.

Überlegen Sie in jeder Phase:

  • Welche Informationen sind, wann wichtig?
  • Welche Unterlagen benötigen wir? zB Infosheets, Anmeldeformulare, eine Übersicht über die Mentoring-Matches…
  • Was brauchen wir, um diese Unterlagen zu erstellen und rechtzeitig auszusenden?
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Was soll ein Kommunikationsplan für ein Mentoring-Programm beinhalten?

Überlegen Sie: Wer soll aller über das Programm informiert werden? Nur die Teilnehmenden? Könnte man eventuell auch im Intra-Net, in In-house Zeitschriften, auf LinkedIn oder anderen Social Media Kanälen darüber berichten? Ist ein internes Mentoring-Programm eventuell ein Asset für das Employer-Branding?

Dabei kann eine Stakeholder-Analyse sinnvoll unterstützen.

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan mit nachfolgenden Kriterien:

  • WER kommuniziert
  • WAS
  • an WEN
  • und zwar WANN,
  • WIE und über
  • WELCHEN Kanal?

Fügen Sie noch eine Budgetplanung dazu und bedenken Sie eventuelle Vorlaufzeiten und schon ist Ihre Kommunikationsplanung fertig!

Zusammengefasst: 

Mentoring ist eine nachhaltige Karriereförderungsmöglichkeit – aber sicherlich auch ein wesentliches und sinnvolles Tool zur Personalentwicklung. Einmal geplant, kann das   erfolgreich implementiert und Jahr für Jahr erneut ausgerollt werden. Erfahrungsgemäß werden Mentoring-Programme schnell zu Selbstläufern und Sie werden sich vor Anmeldungen nicht retten können!

Autorinnen: Nina Alice Bauregger/Barbara Covarrubias Venegas

Dieser Artikel erschien in einer erweiterten Langform im ARD – Aktuelles Recht zum Dienstverhältnis, vom 17. Feber 22 ( https://lesen.lexisnexis.at/ . Hier geht es zum Online-Artikel: http://shorturl.at/cgtF6)

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